Регламент проведения заседаний "Кулинарной секции"

 Опубликовал: Роман Лернер  14 февраля 2011, 11:31
Коллеги!

При организации заседаний Кулинарной секции приходиться решать ряд вопросов:

  1. При заказе заседания в ресторане организатор рассчитывает на определенное (зарегистрировавшееся) количество гостей. И оплачивает услуги ресторана исходя из заказа. Таким образом, если кто-то из гостей не приходит, организатор доплачивает из своего кармана. Большое спасибо Управляющему офису, все предыдущие заседания организовывали они, и доплачивал Алексей Кравченко.
  2. Процесс сбора денег в ресторане - адское шапито: нет размена денег, надо помнить, кому и сколько сдачи должен, кто-то из гостей в запарке забывает внести свою часть. И еще раз спасибо коллегам из УО, за то, что делают эту работу.
  3. Необходимо организовать процесс регистрации и выдачи именных бейджей. Причем, надписывать бейджи надо на месте. И третье спасибо коллегам из УО.

Предлагаю небольшими организационными изменениями порешать все вопросы разом, заодно снизить нагрузку на УО.

Регламент организации заседаний Кулинарной секции Клуба 4CIO.

            1. Инициация заседания.

Организатор размещает в сообществе «Кулинарная секция» на сайте пост, содержащий анонс заседания. В анонсе должна содержаться следующая информация: тема заседания, место проведения заседания, ориентировочная информация о стоимости регистрационного взноса и указывается минимальное необходимое количество участников.

            2. Предварительная регистрация и определение даты заседания.

Для целей предварительной регистрации организатор размещает в анонсе голосование, при помощи которого ведется подсчет предварительных регистраций Участников.

После того, как будет достигнуто минимальное необходимое количество предварительных регистраций, организатор предлагает дату проведения заседания. После обсуждения и, возможно, корректировки дата утверждается.

            3. Окончательная регистрация.

За неделю до даты заседания, УО открывает на сайте Клуба регистрацию. Участник заседания проходит окончательную регистрацию и тем самым подтверждает свое обязательное участие в заседании. Это как купить билет. Регистрация – обязательство оплатить регистрационный взнос за участника и приглашенных им гостей.

            4. Оплата регистрационного взноса.

Для оплаты регистрационного взноса участник готовит специальный конверт. В конверт укладывается сумма, необходимая для оплаты регистрационного взноса за участника и приглашенных им гостей. Конверт запечатывается и крупно надписывается. В надписи: фамилия участника и количество оплачиваемых им регистрационных взносов. Т.е. если член Клуба решил участвовать в заседании с супругой\ом, на конверте должно быть написано «2», если еще и тещу пригласил, тогда «3». По прибытии к месту проведения заседания конверт передается представителю организатора в обмен на бейджи. Бейджи надписываются участником и его приглашенными самостоятельно, и размещается в соответствии с их (участника и бейджа) конструктивными особенностями. По окончании мероприятия бейджи сдаются организатору. Кстати, оборотная сторона бейджа отличное место для замечаний, пожеланий и оценок. Зарегистрированные участники, не посетившие заседание Кулинарной секции, передают регистрационный взнос организатору на ближайшем заседании Клуба.


Прошу тех, кто согласен с предложенным регламентом, вступить в сообщество Кулинарная секция на сайте. И, соответственно, тех кто не согласен от сообщества отписаться. Анонсы заседаний и другая важная информация будут публиковаться только для членов сообщества Кулинарная секция.

Завсекцией,

Роман Лернер.

P.S. Буду признателен за конструктивную критику.


UPD: Версия 2. Дополненная. 27.02.2011.

UPD 2: 13.02.2012 Этот пост прикреплен на странице кулинарной секции, как напоминание о регламенте взаимодействия. Предложенный механизм показал свою эффективность и будет эксплуатироваться впредь. Готов ответить на вопросы, опубликованные в коментариях.
Комментарии
Ольга Щепунова
14.02.11, 11:44
Роман, а что ты подразумеваешь под словами "специальный конверт"? В чем его специальность, или годится любой, подходящего формата?
И еще один момент. Было бы неплохо, чтобы у представителя организатора был некоторый запас конвертов для выдачи забывчивым (или слишком занятым) посетителям.
P.S. Сама несколько раз сталкивалась с тем, что купить обычный конверт очень и очень тяжело.

#
• Максим Терюхов
14.02.11, 11:53
Я полагаю, что смысл конверта не в конверте вовсе, а в том, чтоб без сдачи. Роман, поправь меня, если я не так трактую твою идею.

#
•• Ольга Щепунова
14.02.11, 12:29
Как я поняла, смысл конверта еще и в том, чтобы на нем была надпись, а от кого эта сумма!

#
••• Роман Лернер
14.02.11, 14:22
Смысл всего этого: в быстрой и удобной для организатора системе расчетов.

#
• Роман Лернер
14.02.11, 13:05
Свернутый конвертом и закрепленный степлером листок формата А4 - весьма годный конверт.

#
• Роман Лернер
14.02.11, 13:09

Ольга Щепунова написал (14.02.11, 10:44, #)
Было бы неплохо, чтобы у представителя организатора был некоторый запас конвертов для выдачи забывчивым (или слишком занятым) посетителям.

Оль! Я знаю схему, в которой  тысячи человек осуществляют товарооборот на огромные суммы использую механизм вот таких конвертов. И никто ничего не забывает. И время на расчеты нужно примерно 5 сек на человека. Забывчивым - рекомендую тренировать память, занятым - сидеть дома.

#
Алексей Лобачев
14.02.11, 11:59

Роман, а ты не можешь открыть на это дело специальный счет, что бы была возможность он-лайн платежа. Тогда платеж можно будет провести заранее. Из суммы платежа будет понятно +1,+2 или +3. Также факт платежа будет фактом регистрации на мероприятие.

#
• Максим Терюхов
14.02.11, 12:19

Не все кабаки готовы за такие мероприятия безналом брать, да и приглашённые мастера тоже :-)

#
•• Алексей Лобачев
14.02.11, 12:25

Макс, в некоторых банках стоят такие металические ящики с мониторами...

#
••• Максим Терюхов
14.02.11, 13:31

Если ты будешь что-то организовывать - будешь заморачиваться со счётом?

#
•••• Алексей Лобачев
14.02.11, 13:34
Тут вопрос в том, что 100% оплату может гарантировать только 100% предоплата (((

#
••••• Максим Терюхов
14.02.11, 13:52

Да нет, просто в другой раз того человека, что не заплатил просто не позовут... Всё просто. Конечно удобно было бы платить картой через инет, но мы ж не интернет-магазин делаем, цель - не денег заработать, а качественно отдохнуть. Соответственно ROI открытия счёта - так себе ;-)

#
•••••• Роман Лернер
14.02.11, 13:59
Благодарен за четкое изложение моих мыслей :-)

#
•••• Алексей Ефимов
13.02.12, 19:59
А почему не открыть то? Процедура времени не занимает. Оплата стартового взноса на наших приключенческих гонках уже давно - через Яндекс деньги. Все счастливы, платить можно на любом углу. Вывод денег - через Альфабанк за 3%. Вполне вменяемая комиссия.

#
••••• Роман Лернер
15.02.12, 11:52
А зачем открывать-то? Схема с конвертом решает и проблему сверки со списком, и проблему входных билетов, и проблему регистрации участников. Она короче по времени (отдал конверт - получил бейдж), не требует установки стола регистрации, ничего не стоит, имеет еще рад не очевидных плюсов, о которых могу рассказать при личной встрече.

#
Александр Жилин
14.02.11, 15:23

Ром!

мое личное мнение:

1. нужно голововать рублем, то есть платить во время регистрации, а не на мероприятии. Тем самым решается вопрос сбора средств и планирования людей. Лично мне удобнее всего было бы перевести деньги тебе на карту.

Прочих методов масса, хоть даже через эквайринг на сайте

2. на идею с конвертами согласен, нет проблем

#
• Роман Лернер
14.02.11, 19:19
Саш, спасибо за мнение!


#
•• Владимир Иванов
14.02.11, 19:59
Ром, согласен целиком и полностью с Сашей... мне например тоже проще через сайт кинуть либо тебе перевести.. если это возможно - то это будет только плюсом. 

#
••• Роман Лернер
14.02.11, 23:19
Владимир, я все понимаю. Но не такие сложные вещи я предлагаю внедрить. Считаю, что немного взаимной ответственности и организованности нам, как сообществу, пойдут на пользу. Этот механизм не мое изобретение. Погугли "совместные покупки".
Уверен, через непродолжительное время такой механизм приживется, и тогда у любого члена Клуба будет возможность, не загружая УО, организовать групповой поход куда-нибудь. Например, как тебе идея сходить с детьми на экскурсию на кондитерскую фабрику?

#
•••• Владимир Иванов
14.02.11, 23:23
ок)) буду следить за темой, когда вносить)) надеюсь гугль больше не занесет 4cio.ru в спам)

#
Феликс Карасев
14.02.11, 21:35

я за предоплату. и за проведение мероприятия после того как сумма собрана. договариваемся обычно месяца за полтора. за это время всегда есть возможность передать деньги. иначе мы возвращаемся к проблеме с которой Роман начал: пообещали прийти 50 человек - пришло 40 и кто-то должен покрывать разницу. способы - какие удобно.

#
• Роман Лернер
14.02.11, 23:32
Феликс, посмотри, пожалуйста, при внимательном прочтении результаты твоей схемы ничем не отличаются от моих. Т.е. участник не пришедший на заседание, теряет уплаченный регистрационный взнос. Так неужели вся эта морока с растянутым во времени сбором предоплаты, курьерами, ведением ведомостей, опознанием безналичных платежей не стоит слова члена Клуба?

Я нам вполне доверяю 

#
•• Алексей Кравченко
16.02.11, 21:04
Роман, Феликс. Или я что-то не понял, или пропустил. Но... Ведь есть же возможность оплатить кредиткой через сайт. Тогда и вопрос с приемом наличных, курьером и прочими заморочками будет решен. Можно предлоджить такую систему оплаты участия в КС как единственно возможную и решить вопрос с недобором средств.

#
••• Роман Лернер
16.02.11, 21:37
Спасибо, Алексей. В целях снижения нагрузки на УО, будем учиться справляться сами.

#
••• Феликс Карасев
17.02.11, 01:50
Алексей Кравченко написал:
Роман, Феликс. Или я что-то не понял, или пропустил. Но... Ведь есть же возможность оплатить кредиткой через сайт. Тогда и вопрос с приемом наличных, курьером и прочими заморочками будет решен. Можно предлоджить такую систему оплаты участия в КС как единственно возможную и решить вопрос с недобором средств.

только не понимаю, зачем ты меня вписал. я то как раз за предоплату в эффективной форме. но завсекции хочет по другому. вот 24 и посмотрим как это работает. я конверт заготовил

#
•••• Роман Лернер
27.02.11, 10:28
Посмотрели. Работает великолепно. Лучше не придумаешь.

#
••••• Феликс Карасев
27.02.11, 12:25
Роман Лернер написал:
Посмотрели. Работает великолепно. Лучше не придумаешь.
признаю

#
Феликс Карасев
14.02.11, 23:36
Сообщение было удалено пользователем: Карасев Феликс. Время удаления: 14.02.11, 23:37. Причина: да как-то передумалось комментировать

#
Иван Юмашев
15.02.11, 18:10
Роман, согласен со всеми предложенными пунктами!

Пришел - отдал конверт - получил бейдж и готов к тусовке!

Просто вроде как-то все)))

#
• Роман Лернер
15.02.11, 21:33
Именно! Благодарен за поддержку.

#
Иван Юмашев
15.02.11, 18:12
Роман, единственное не совсем мне понятно.

Как и когда будут окончательно утверждены даты и время?
И будут ли разосланы уведомления-напоминалки в почту?

#
• Роман Лернер
15.02.11, 21:30
Иван! 

Дата - 24 февраля.
Время - 19:30
Завтра откроем регистрацию на сайте.

Рассылки обязательно будут. 

#
•• Иван Юмашев
15.02.11, 21:32
Спасибо.

#
Виктор Баклашов
16.02.11, 12:36
В целом идея отличается практичностью и несложностью. Одобряю в предложенном виде!Понравилась идея с бирками (a.k.a бейджиками). Нет бирки - значит халявщик!
Есть некоторые предложения по реализации.
Для сбора желающих использовать не блог, а механизм регистрации сайта. Для этого ввести отдельный признак  "Предварительно"/"Draft"/"Сбор потребностей". При этом предусмотреть поле примечаний для возжелавшего для указания количества и/или особых условий.
В этом случае список желающих и кол-во становятся обозреваемыми без прогона взора по всему блогу.
Если вдруг будет возможность безналичной оплаты - то указать атрибуты для платежа.

#
• Роман Лернер
16.02.11, 12:53

Виктор Баклашов написал (16.02.11, 11:36, #)
Для сбора желающих использовать не блог, а механизм регистрации сайта. Для этого ввести отдельный признак  "Предварительно"/"Draft"/"Сбор потребностей". При этом предусмотреть поле примечаний для возжелавшего для указания количества и/или особых условий.

Сейчас у УО нет возможности предоставить ресурс для такой работы. Я 10 дней пост на главную страницу сообществ прикреплял. В следующем анонсе применю голосование на сайте для предварительного подсчета участников.

#
Сергей Дмитриев
15.02.12, 12:11
Я "за" конверты. В Пекинской утке было с конвертами, все было отлично. Если в дополнение ввести обязательность оплаты в случае регистрации (что предложил Роман), то все срастается. Если кто-то не оплатит, то фактически тем самым вычеркивает себя из сообщества 4CIO! Не думаю, что такое хоть раз произойдет.

#
Феликс Карасев
15.02.12, 12:38
имхо конечно. форму оплаты определяет организатор. считает Роман, что так правильно, значит на этих мероприятиях так правильно. Кто считает такую форму неприемлемой организует свои  мероприятия, где берет деньги по другому. (например УО оргвзнос и остальные платежи принимает в других формах).  Скорость регистрации на последнюю КС показала, что люди вполне готовы приносить конверты. Это факт 

#